TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Stadin Keltamustat ry (SaiPan pääkaupunkiseudun kannattajayhdistys, Y-tunnus 3389550-8) on henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Tietosuojaan ja muihin yhteydenottoihin: moi@stadinkeltamustat.fi. Matka- ja tapahtumaviestinnässä voit saada postia myös osoitteesta bonde@stadinkeltamustat.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme muun muassa seuraavia tietoja:

• Jäsenyys: nimi, sähköposti, puhelin (vapaaehtoinen), kotipaikkakunta, jäsenyystyyppi, jäsennumero, rooli / oikeudet, jäsenyyden tila ja voimassaolo sekä matkustussääntöjen hyväksyntäajankohta
• Kirjautuminen: salasana (tallennetaan vain salattuna tiivisteenä) ja salasanan palautukseen liittyvät tilapäiset tunnisteet
• Digitaalinen jäsenkortti: julkinen korttitunniste sekä Walletiin (Apple / Google) siirtyvät korttitiedot, jos otat kortin itse käyttöön
• Matkat ja tapahtumat: ilmoittautumistiedot, nousupaikka, varausvaihtoehdot ja määrät, mahdollinen Saimaan Keltamustat -ilmoitus, meno- ja paluu-check-in (tila, ajankohta ja tarkistajan merkintä) sekä matkanjohtajatiedot
• Osallistujaviestintä: matkan/tapahtuman chat-viestit (sisältö ja lähettäjän näyttönimi) sekä hallinnon / matkanjohtajan lähettämät sähköpostit osallistujille
• BÖNDE-bingo: pelitiliin kytketty jäsenyys, pelilauta ja pelitapahtumat sekä bingoemännän tiedot
• Maksut: maksajan nimi ja sähköposti, summa, maksun tyyppi ja tila sekä PayPal-laskutukseen / maksulinkkeihin liittyvät tiedot (myös tapahtumatukijan maksu)
• Lahjakoodit: jäsenyyslahja (SKJ) ja matkalahja (SKT) — ostajan ja mahdollisen saajan yhteystiedot, viesti, koodi sekä lunastustiedot
• Kauppa (merch, jos avoinna): tilaajan yhteystiedot ja tilausrivit
• Bönde-kuvat: lähetetty kuva, kuvateksti, mahdollinen jäsen-/vierasnimi sekä mahdollinen kytkentä matkaan tai tapahtumaan; hyväksytyt kuvat voidaan julkaista sivustolla (esim. Stadin Bönde -galleria ja tapahtumasivun kuvagalleria)
• Julkinen tukijatieto matkalla/tapahtumassa: tukijan nimi, logo, linkki ja mahdollinen teksti (maksajan yhteystiedot eivät näy julkisesti)
• Muistutukset ja ilmoitukset: kiinnostus ilmoittautumisen avautumisesta sekä uusien matkojen/tapahtumien sähköposti-ilmoitukset, jos olet ne tilannut
• Tekniset tiedot: istuntotunnisteet (kirjautumiscookiet), analytiikkaevästeet (jos hyväksytty), selaimen paikallinen/sessiotallennus palvelun toimintaan sekä palvelimen lokitietoihin liittyvät tekniset tiedot

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

• Jäsenyyden hallinta — jäsenrekisteri, jäsenmaksut, uusinnat, jäsenkortti ja tili (sopimus / yhdistyksen oikeutettu etu; yhdistyslaki)
• Matkojen ja tapahtumien järjestäminen — ilmoittautumiset, kapasiteetti, hinnoittelu, check-in, matkanjohtajien työkalut, osallistujachat ja -sähköpostit (sopimus / oikeutettu etu)
• BÖNDE-bingo — yhteinen peli matkan tai tapahtuman yhteydessä (sopimus / oikeutettu etu)
• Maksujen käsittely — jäsen-, matka-, lahja-, tukija- ja mahdolliset tuotemaksut PayPalin kautta (sopimus; kirjanpitovelvoitteet)
• Lahjakoodit — jäsenyys- ja matkalahjojen myynti, toimitus ja lunastus (sopimus / oikeutettu etu)
• Viestintä — maksupyynnöt, ilmoittautumisvahvistukset (mm. QR), salasanan palautus, ilmoittautumisen avautumisen muistutukset, jäsenyyden uusimisviestit sekä matka-/tapahtumaviestit (sopimus / oikeutettu etu)
• Bönde-kuvien julkaisu — kannattajakuvien vastaanotto, moderointi ja julkaisu sivustolla lähettäjän suostumuksella / oikeutettu etu
• Sivuston analytiikka — kävijätilastot ja konversioseuranta (Google Analytics 4; tarvittaessa Google Ads) suostumuksen perusteella
• Sivuston ylläpito ja turvallisuus — kirjautuminen, varmuuskopiot, väärinkäytösten esto (oikeutettu etu)

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääosin sinulta itseltäsi (jäsenlomake, ilmoittautuminen, tili, lahjakoodit, chat, kuvien lähetys, kauppa) sekä maksujen osalta PayPalin palauttamista / hallinnon kirjaamista maksutiedoista. Julkisissa some-syötteissä näytetään yhdistyksen tilien julkista sisältöä (esim. Instagram).

5. Vastaanottajat ja käsittelijät

Tietoja käsittelevät yhdistyksen hallinnon valtuuttamat henkilöt (mm. hallitus, adminit ja matkanjohtajat tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa). Lisäksi käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja meidän lukuumme:

• Sivuston hosting: Vercel
• Tietokanta: Turso
• Tiedostotallennus ja tietokantavarmuuskopiot: Vercel Blob
• Maksut: PayPal
• Sähköpostin välitys: SMTP-palvelu (Zoho Mail) — yleinen jäsenviestintä tyypillisesti moi@stadinkeltamustat.fi, matka- ja tapahtumaviestit bonde@stadinkeltamustat.fi
• Digitaalinen jäsenkortti Wallet-palveluihin (Apple / Google), jos otat kortin itse käyttöön
• Analytiikka ja tarvittaessa mainonnan konversioseuranta: Google (vain suostumuksella)
• Julkiset some-syötteet / upotukset: Meta (Instagram) ja tarvittaessa muut some-alustat

Tietoja ei myydä kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttäessä.

6. Tiedonsiirrot ETA-alueen ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajista (esim. maksu-, analytiikka- tai pilvipalvelut) voi käsitellä tietoja ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin siirtoihin sovelletaan soveltuvia suojatoimia (kuten EU:n mallisopimuslausekkeet tai vastaava mekanismi palveluntarjoajan ehtojen mukaisesti).

7. Säilytysajat

• Jäsentiedot: jäsenyyden ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin kirjanpito, riidanratkaisu tai yhdistyslain / yhdistyksen toiminnan kannalta on tarpeen
• Matka- ja tapahtumailmoittautumiset, check-in-, chat- ja bingo-tiedot: tapahtuman järjestämisen ja jälkikäsittelyn ajan
• Bönde-kuvat: moderointiin ja julkaisuun tarvittavan ajan; hylätyt tai poistetut kuvat poistetaan käytännön mukaisesti
• Maksu- ja lahjakooditiedot: kirjanpidollisten velvoitteiden mukaisesti
• Salasanan palautustunnisteet: lyhyen määräajan (tyypillisesti noin 1 tunti)
• Kirjautumisistunnot: evästeiden voimassaolon ajan (jäsen noin 30 pv, hallinta lyhyempi)
• Tietokantavarmuuskopiot: säilytetään rajoitetun ajan (tyypillisesti noin 30 päivää) palautusta varten

8. Evästeet ja paikallinen tallennus

Sivusto käyttää välttämättömiä evästeitä kirjautumisen ylläpitämiseen (jäsen- ja hallintaistunnot).

Lisäksi voimme käyttää Google Analytics 4 -analytiikkaa (ja tarvittaessa Google Ads -konversioseurantaa) sivuston käytön ja markkinoinnin mittaamiseen — esimerkiksi jäsenyyden, matkan ilmoittautumisen ja tapahtumatukijan konversiot. Nämä analytiikka-/markkinointievästeet ladataan vain, jos hyväksyt ne sivuston evästebannerissa. Voit kieltää seurannan; tällöin tagia ei ladata. Suostumus tallennetaan selaimesi paikalliseen tallennustilaan.

Palvelu voi käyttää myös session-tallennusta tilapäisiin käyttökokemustietoihin (esim. kiitos-sivun tila). Ulkoiset upotukset (esim. some-syötteet tai PayPal) voivat asettaa omia evästeitään kyseisten palveluiden ehtojen mukaisesti.

9. Oikeutesi

Sinulla on oikeus muun muassa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä
• tarkastaa omat tietosi
• vaatia virheellisen tiedon oikaisua
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista lain sallimissa rajoissa
• vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella
• peruuttaa suostumus (esim. analytiikka), kun käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi)

Kirjautuneena voit tarkastaa ja päivittää monia tietojasi Oma tili -sivulla. Muut pyynnöt: moi@stadinkeltamustat.fi.

10. Turvallisuus

Salasanat tallennetaan salattuina tiivisteinä. Pääsy hallintaan ja matkanjohtajan näkymiin on rajoitettu rooleilla. Palvelimet, tietokanta ja varmuuskopiot suojataan palveluntarjoajien keinoin. Absoluuttista tietoturvaa ei voida taata verkossa.

11. Alaikäiset

Alle 18-vuotiaiden jäsenyys on mahdollinen erillisellä jäsenyystyypillä. Huoltajan tulee tarvittaessa huolehtia jäsenyyteen ja matkoihin liittyvästä suostumuksesta ja maksuista.

12. Muutokset

Päivitämme tätä selostetta tarvittaessa palvelun tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina tällä sivulla, ja päivämäärä ilmoitetaan sivun alussa.